.avif)
ในยุคที่การทำงานเร่งรีบเช่นทุกวันนี้ เครื่องมือทำงานออนไลน์กลายเป็นทางเลือกที่ทรงพลังแทนการประชุมแบบเดิมๆ แม้หลายคนยังมองข้ามความสำคัญ แต่ความจริงก็คือ ประมาณหนึ่งในสามของการประชุมทั้งหมดไม่ได้ก่อให้เกิดผลงานอะไร สถิติที่น่าตกใจเกี่ยวกับการประชุมพบว่า
โชคดีที่เรามีเครื่องมือทำงานออนไลน์ที่ช่วยให้เราไม่ต้องพึ่งพาการประชุมบ่อยๆ อีกต่อไป เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้การสื่อสารราบรื่น ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และใช้เวลาได้คุ้มค่าที่สุด ต่อไปนี้คือกลยุทธ์และแนวปฏิบัติที่ดีในการทำงานออนไลน์ ที่จะช่วยลดการประชุมและเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด
การทำงานร่วมกันแบบออนไลน์ หมายถึงการทำงานเป็นทีมโดยใช้เครื่องมือดิจิทัล แต่เดิมใช้เพื่อเชื่อมต่อกับพนักงานที่ทำงานระยะไกลและพนักงานที่ต้องเคลื่อนที่บ่อย แต่ปัจจุบันแพลตฟอร์มเหล่านี้กลายเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทีมในออฟฟิศทุกอุตสาหกรรม ตัวอย่างยอดนิยม ได้แก่ แอปพลิเคชันสื่อสาร เครื่องมือจัดการโครงการ และกระดานไวท์บอร์ดดิจิทัล
.avif)
ศาสตราจารย์ Robert Keidel อดีตอาจารย์มหาวิทยาลัย Drexel ระบุเหตุผลที่ควรจัดประชุมไว้เพียง 3 ข้อ ไม่ว่าจะเป็นออนไลน์หรือพบหน้ากัน:
การประชุมมักเป็นเวทีแลกเปลี่ยนความคิดและประสบการณ์ แต่บ่อยครั้งก็มีรายละเอียดมากเกินไป ส่งผลให้ผู้เข้าร่วมไม่มีสมาธิ
เคล็ดลับ: แทนที่จะจัดประชุม ลองแบ่งปันข้อมูลผ่านอีเมล บล็อก หรือข้อความในแชทกลุ่ม การสื่อสารแบบเป็นลายลักษณ์อักษรช่วยให้ทีมโฟกัสกับสิ่งที่เกี่ยวข้อง แสดงความคิดเห็นเมื่อจำเป็น และกลับมาอ่านข้อมูลได้ตามสะดวก
การประชุมเพื่อตัดสินใจเป็นการกำหนดทิศทางขององค์กร ตั้งแต่การหารือเชิงกลยุทธ์ไปจนถึงการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า อย่างไรก็ตาม การประชุมที่มีคนมากเกินไปอาจนำไปสู่ "การเกี่ยงงาน" ซึ่งคนมีส่วนร่วมน้อยลงกว่าที่ควรจะเป็น
เคล็ดลับ: แปลงการประชุมเพื่อตัดสินใจเป็นงานที่ต้องลงมือทำ เช่น ขอให้ทีมตรวจสอบกำหนดการโครงการภายในเวลาที่กำหนด วิธีนี้ช่วยให้สมาชิกในทีมจัดลำดับความสำคัญและโฟกัสกับงานเมื่อพร้อม และยังเปิดโอกาสให้คนที่ไม่ชอบแสดงออกได้แบ่งปันความคิดโดยไม่รู้สึกกดดัน
การประชุมเพื่อสร้างทีมมีเป้าหมายเพื่อเสริมสร้างความสัมพันธ์และวัฒนธรรมองค์กร แม้ว่าการทำงานร่วมกันแบบออนไลน์จะไม่สามารถแทนที่กิจกรรมสร้างทีมได้ทั้งหมด แต่ก็ช่วยเสริมสร้างความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลได้
เคล็ดลับ: ใช้แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันเพื่อเสริมสร้างความสัมพันธ์ในทีมผ่านการสื่อสารที่มีความหมายอย่างสม่ำเสมอ
เครื่องมือทำงานร่วมกันแบบออนไลน์ช่วยให้การจัดการงานเป็นเรื่องง่าย แต่ความรับผิดชอบเป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้งานเสร็จตามกำหนด
เคล็ดลับ: ใช้รายการสิ่งที่ต้องทำในพื้นที่ทำงานร่วมกันเพื่อติดตามความคืบหน้าและระบุความรับผิดชอบของทีมให้ชัดเจน อย่างไรก็ตาม ต้องสร้างวัฒนธรรมแห่งความรับผิดชอบด้วยการติดตามงานที่เลยกำหนดอย่างสม่ำเสมอ ทำได้โดยการโทรศัพท์สั้นๆ ประชุมวิดีโอ หรือส่งข้อความเตือน ซึ่งทั้งหมดนี้มีอยู่ในแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันสมัยใหม่ส่วนใหญ่
การทำงานร่วมกันแบบออนไลน์ที่ประสบความสำเร็จต้องมีมากกว่าแค่การใช้เครื่องมือ แต่ต้องมีการกำหนดแนวทางและความคาดหวังที่ชัดเจน
ตัวอย่างแนวทาง:
เคล็ดลับ: สร้างเอกสาร 'แนวปฏิบัติที่ดี' และแบ่งปันกับทีม การทบทวนเอกสารนี้เป็นประจำจะช่วยเสริมสร้างพฤติกรรมเชิงบวกและทำให้การประชุมเป็นไปตามแผน
การทำงานร่วมกันแบบออนไลน์เป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับทั้งทีมในออฟฟิศและทีมที่ทำงานระยะไกล ช่วยให้การสื่อสารและการจัดการงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น การใช้เครื่องมือเหล่านี้และนำกลยุทธ์ที่กล่าวมาไปปรับใช้ จะช่วยลดการประชุมที่ไม่จำเป็นและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้สูงสุด อย่าลืมปรับแนวทางให้เหมาะกับทีมของคุณ และพัฒนาวิธีการทำงานร่วมกันแบบออนไลน์อย่างต่อเนื่องเพื่อความสำเร็จในระยะยาว
ทาง Amity Solutions ก็มีบริการ EkoAI ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานเช่นกัน ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญของเราได้ที่นี่
